Productiviteit

3 tips voor meer tijd! En een ode aan inbox zero :)

18 januari 2018

Je weet niet meer waar je moet beginnen. Of het moment is daar dat de tijd dringt. We laten ons in dit stadium regelmatig afleiden door andere (vaak onbelangrijke) taken. Pas als je besluit te beginnen met wat echt nodig is, verklein je de kans dat je belangrijke zaken vergeet. Tot die tijd vertonen we niets anders dan eenvoudig uitstelgedrag. Als je je verkijkt op prioriteiten komt het in veel gevallen ook goed, omdat we allemaal een automatische stressor hebben. Het maakt dat we vanzelf beginnen met dat wat prioriteit heeft. Toch?

De onvoorziene zaken

Nadat je de punten van de to-do lijst hebt verwerkt zie je alleen nog zaken die geen prioriteit hebben. Even adem je uit, totdat de eerste e-mail verschijnt of je een inkomende oproep, of een WhatsApp op je telefoon ziet. Er zat toch iets tussen dat urgent is geworden en wat je niet aan zag komen. Omdat je onder (tijds)druk aan het werk was, kon je alles even niet meer overzien. Je was meer bezig met uitzoeken wat er inhoudelijk moest gebeuren, dan met het inschatten van de tijd die taken in beslag nemen én wat het juiste moment is om ze uit te voeren. Zonde en onnodig. Goed te voorkomen met de volgende drie tips:

1. Taken moet je niet maken, die moet je doen

Schuif taken niet oneindig door. Neem wekelijks een moment om te bekijken welke taken er staan die daadwerkelijk uitgevoerd moeten worden en plan ze in, met extra tijd voor onvoorziene acties of telefoontjes. Bekijk je agenda voor de komende week op je laatste werkdag vóór het weekend. Zo voorkom je verrassingen aan het begin van de nieuwe week.

De taken zonder einddatum? Ideeën voor later? Er zitten waardevolle details in de taken die je vandaag bestempeld als ‘een keer doen’, maar die geen prioriteit hebben. En dat is goed, want het zegt dat je ze signaleert. Ook dat is aandacht. Extra aandacht voor de organisatie, voor je persoonlijke ontwikkeling én voor het contact met je klanten en relaties. Het is een gemiste kans als deze taken allemaal voltooid worden, zonder dat ze uitgevoerd zijn. Bekijk ze daarom regelmatig en vraag je af: waarom krijgen ze geen prioriteit? Is dat terecht?

  • Zo ja, wees dan niet bang om ze te wissen of om ze te verplaatsen naar je archief. Wanneer je ze nodig hebt, vind je ze snel en gemakkelijk terug. Op die manier staan ze niet in de weg tussen zaken die vandaag belangrijk zijn.
  • Zo nee, pak deze taak dan op en verstuur direct ‘die ene mail’ om ermee te starten.

2. Inbox zero: niet omdat het goed klinkt, maar omdat het prettig werkt

Een lege inbox geeft je meer inzicht in wat belangrijk is én zorgt voor rust in je werk en in je hoofd. Dat weet je, maar als je hem opent gaat het toch al snel duizelen. Veel e-mail… en het aantal mappen lijkt soms ook met de dag te groeien. Mappen, waar ook de nodige e-mails in ‘staan’. Soms staan ze daar, niets te doen, maar telkens in je zicht. Door de mappenstructuur van je inbox in te richten op een manier die simpel is en werkt voor je, krijg heb je weer grip op je inbox. Als je daarnaast op gezette tijden je ingekomen e-mail behandelt, kost het verwerken en beheren van je e-mail veel minder tijd.

Het gevoel dat je e-mail en taken niet overziet, levert meer stress op dan de to-do’s die je daadwerkelijk moet doen. Want wat als je iets vergeet, met alle gevolgen van dien? Door wekelijks één moment te nemen om elk mapje door te lopen, ga je op tijd zien wanneer je actie moet ondernemen of tijd in moet plannen voor zaken die inmiddels belangrijk zijn. Zelf werk ik nog maar met 5 mappen in mijn inbox. Ik heb het voor elkaar gekregen om – nu al ruim 10 jaar – mijn dagelijkse werkzaamheden uit te kunnen voeren zonder dat ik daar een traditionele takenlijst voor nodig heb. En wanneer ik naast de (kort)lopende zaken toch meer uitgebreidere projectbewaking nodig heb, dan gaat dat als vanzelf in en met Trello.

En de goede ideeën dan? We hebben allemaal het mapje in de mailbox of de categorie in de takenlijst: niet belangrijk, later lezen, bewaren, ideeën of met de naam die jij er aan hebt gegeven. Dat is wat over blijft. Deze e-mails en taken kun je archiveren of zelfs wissen. Wanneer iets van toepassing gaat zijn, weet je ze wel te vinden. En als het echt nodig is, dan vinden ze jou! En ja, ook ik heb een mapje voor ‘ideeën’. Dat heet eigenwijs en is dus ook een feit, omdat ik hem zelden gebruik. Mijn verzamelplek voor goede ideeën en ‘dingen voor later’ heet tegenwoordig Pinterest, staan in het lijstje ‘favorite’ van mijn Feedly, of Braintoss ik gemakkelijk en snel uit mijn hoofd naar mijn inbox.

3. Moet ik dit nu doen

Kom je al om in je tijd na het lezen en doorvoeren van deze tips? Of krijg je het benauwd omdat je nu ziet wat er allemaal ligt om te gaan doen? Kijk dan eens goed: Welke taken of mails kan je in 2 minuten doen? Doe dit dan direct! En kijk eens om je heen, binnen de organisatie, op je afdeling of binnen je netwerk. Welke taken kan je delegeren en waarom zou je dit niet direct even doen?

Ik wens je een lege inbox!

Onnodige taken en e-mails blijven – bewust en onbewust – in je hoofd zitten op momenten dat je er helemaal niets mee hoeft te doen. En in je inbox. Door ze direct een plaats te geven binnen het systeem dat jij gebruikt voor taak- en agendabeheer kun je dit voorkomen. Het begint bij je inbox en het kan voor iedereen werken, zodat iedereen gewoon weer prettig kan werken! Happy speedmailing.

How much I enjoy it when people roll up their sleeves and simply "get it done". This is where Jacklin excels, she is quick on her feet but understand the business requirements and is thorough in her analysis of marketing goals, online opportunities and process simplification. In Dutch we have a new buzzword that relates to "taking the worry away" (ontzorgen).. and it describes what Jacklin does best :)

Richard Wolfe

Email Handyman en auteur van Speedmailen