Productiviteit

Downtime. Vertragen om te versnellen.

22 juli 2018

Hoe organiseer je rust en eenvoud in je werkwijze en in je hoofd in een wereld die altijd [AAN]staat? En hoe zorg je ervoor dat het managen van overzicht dan niet weer een extra taak op zichzelf wordt? Ik heb er geen magische formule voor hoor, maar wel een aantal bevindingen waar je wellicht zomaar iets aan hebt. Mocht je je aandacht er nog – langer dan 1 minuut – bij kunnen houden om deze tekst te lezen.

Tegenwoordig kan werk altijd doorgaan

We zijn zelden nog gebonden aan een dag, tijd of plaats om ons werk – of een gedeelte van ons werk – te kunnen doen. Waar het eerder nog redelijk normaal was om binnen enkele dagen tot een week op een e-mail te reageren, lijkt het nu soms wel of ‘binnen een uur’ of ‘ ik heb je net gemaild, heb je die al gezien?’ de norm is geworden.

We kunnen bijna allemaal werken ‘on remote’ door de smartphone in onze broekzak. En bijna ongemerkt is het vanzelfsprekend geworden dat je dat dan dus ook doet. Of erger nog: dat je zelf de overtuiging hebt dat je het hoort te doen of dat je weet dat je anders – wanneer je het niet doet – je het werk niet eens meer afkrijgt.

Zo zorgt deze manier van werken, samen met de grote hoeveelheid informatie en prikkels die dagelijks op ons af komt, dat het steeds lastiger wordt om moeiteloos en efficiënt te functioneren. En om je aandacht te houden bij wat je écht belangrijk vindt.

Stoppen met denken?!

Wist je dat we per dag ruim 50.000 gedachtes hebben? Net als met de informatie die op je af komt, zou je ook gedachtes die in je opkomen moeten splitsen in nuttige en overbodige gedachtes. Bijna alles wat je denkt is 2e hands, omdat je het al eens eerder hebt bedacht in een vergelijkbare situatie. En je hoofd is ook een kei in het terughalen van alle informatie die is opgeslagen in dezelfde categorie. Het is de kunst van het denken.

Nuttig, wanneer er vliegensvlug verbindingen worden gemaakt die we goed kunnen gebruiken of die ons helpen om complexe situaties of vraagstukken te kunnen overzien. Overbodig, wanneer ze ongewenst hele verhalen creëren in je hoofd of voor niet-helpende overtuigingen zorgen in een rust moment. En als je nog gelooft dat je kan stoppen met denken, dan heb je het mis. Onbegonnen werk, want je krijgt al je gedachtes er gewoon gratis bij.

Afleiding is overal

Niet alleen tijdens een werkdag, maar ook daarbuiten zijn rust een eenvoud soms ver te zoeken en worden we regelmatig afgeleid door externe factoren, berichtgeving, notificaties en gedachtes met nuttige en overbodige informatie. Vraag jezelf eens af: Moet je altijd meteen reageren of kan het ook anders? Is het iets wat je moet regelen of regisseren of kan het ook wat meer spontaan verlopen misschien? Is deze informatie echt waar of relevant voor je op dit moment? En is het echt zo belangrijk om er zoveel aandacht aan te besteden in dit moment?

Renewed focus

Hoe zou het zijn we – in plaats van onze tijd – onze aandacht zouden gaan managen? Neem eens de tijd om 1 ding tegelijk te doen of om eens niet weer wat nieuws te gaan verzinnen. Of om eens vaker niets te doen. “Ja maar Jacklin, ik moet gewoon op de hoogte blijven van dingen en ik heb echt geen tijd om zomaar een beetje te lanterfanten.”

Soms lijkt het net of alles mooier, beter en leuker moet. Of we alsmaar moeten versnellen om onze wereld bij te kunnen houden. Zelfs in het weekend zijn we nog steeds ‘druk druk druk’ en moeten we in het uurtje niets doen ‘er wel echt even van genieten’. Want ja de dingen thuis ‘moet je ook allemaal in het weekend maar even doen ook he’. En in datzelfde weekend moeten we ook overal en vanalles ‘zijn’. En ‘weet je wat ik ook nog bedacht’… is vaak het einde van je concentratie. Zo is onze aandacht vaak de hele tijd versnipperd en overal. In plaats van voor even gericht en ergens. En zo zijn we zelf dan eigenlijk nergens.

Versnellen door te vertragen

Eigenlijk weet je vaak wel waar je de komende tijd aan wilt gaan werken, wat je doelen zijn. En welke stappen of acties je moet ondernemen om daar te komen. Met je eigen manier van orde en structuur heb je dan ook al snel de taken die hieruit voortvloeien best goed in kaart.

Wanneer we de gedachtes die we dagelijks genereren of evalueren in ons hoofd én de taken die we allemaal nog moeten doen soms gewoon even laten voor wat zijn, ontstaat er ruimte. Ruimte om zaken even van een afstand te bekijken terwijl je wat anders gaat doen. Op de momenten dat we even niets doen is ons brein druk bezig met het verwerken van alle indrukken en het ordenen van gegevens. En in de ruimte die dan in je handelen ontstaat, kunnen dingen weer en meer vanzelf gaan. Als je het nog net wat langer toestaat komen we op een plek waarin we opnieuw en anders naar situaties kunnen kijken en waarin we ons dingen voor kunnen stellen die we niet eerder hebben bedacht.

Het zorgt ervoor dat we, na wat downtime, weer meer doelgericht en geconcentreerd aan het werk kunnen gaan. De downtime zoals door mij beschreven gaat dus niet over stilstand, maar juist over beweging. We denken vaak als we druk zijn dat we vanalles zouden moeten gaan doen. Maar soms moet je je gewoon even niet met jezelf bemoeien. En is het een heel goed idee om gewoon alleen maar even te ‘zijn’.

Ont-moeten

Leg je laptop eens weg, ga buitenspelen, 2e hands verhalen beleven, ronddwalen of dat wat je eerder al zag even opnieuw bekijken.

ONTspannen. ONTdekken. ONTwikkelen.

Dat het toeval treft en een ingeving je ineens toe valt.

Dat je even stil bent. Even stil staat.

Verbeelding. Verwondering.

Dat het je – soms voor even – vanzelf overkomt.

Newsflash & take-away

Ik geloof dat alles in de regel al goed is hoe het is. En misschien geloof je het niet, maar NEWSFLASH het volgende is dus echt waar:

  • Ook als jij vertraagt, gaat alles gewoon door.
  • Als je sommige dingen niet regelt, regelt het zich soms dus gewoon vanzelf.
  • Als je gewoon ‘bent’, kan je erop vertrouwen dat er altijd weer nieuwe ideeën zullen zijn.

Ik heb de Focus Your Mind workshop bij Jacklin gevolgd. Het was een super interessante avond waarbij je stil staat bij de dingen die belangrijk zijn voor jou in het leven. Focus op wat écht belangrijk is. Het gaf meer inzicht in waar ik energie van krijg en wat soms onbewust energie vreet. Ik werd vervolgens uitgedaagd om te kijken naar welke keuzes ik maak in mijn werk en leven, en waarom. Jacklin stelt je soms dan net even die ene vraag meer, waardoor het werkt als een wake-up call. Fijn om te horen hoe/wat ik daar vervolgens mee kan doen. Ik ging naar huis met meer inzicht en praktische tips om de komende tijd te reflecteren en iets mee te gaan doen.

Severine Verhallen

Real Estate & Facilities Manager