Ik weet het, de titel is zo onduidelijk als maar zijn kan. Maar aan de andere kant: het is de waarheid, van feiten die niet liegen. Ik kan niet goed notuleren. En juist dat maakt dat ik plezier heb in wat ik doe. En dat vertaalt zich in kennis, ervaring en… de reden waarom je mij met een gerust hart kunt inhuren. Maar waar dit verhaal vooral over gaat is: Hoe maak jij tijd voor de -voor jou- juiste dingen?
Ik neem even een zijpad, naar een willekeurige vergadering. Waar we praten, daarvoor logischerwijs de meeste tijd nemen, en waar het belangrijkste genotuleerd wordt. Veel van wat gezegd wordt is van te voren verzameld via de mail, tijdens een-op-een-gesprekken, aangedragen door de leidinggevende, vanuit het management of onderdeel van een ‘plan’. Het mag duidelijk zijn dat alles wat per e-mail al verstuurd is dus terug te lezen is. En in veel gevallen, juist vóór zo’n vergadering, door een deel van de aanwezigen al ‘gezien’ is.
Wat zegt het nou eigenlijk?
De 1-op-1-gesprekken zorgen ervoor dat er al genoeg is bijgepraat. En het plan van hogerop hebben we -als we goed met ons werk bezig zijn- vaak al gezien of in ons bezit. Er wordt een agenda opgesteld die vooraf gemaild wordt. Wanneer dit gedaan is, doorlopen we bovenstaande stappen soms nog een keer, voor jezelf of in overleg met collega’s in de aanloop naar de vergadering. En dan is het moment daar: eindelijk hebben we ruimte in de agenda´s kunnen vinden, eindelijk die vergadering. Maar, eh… wat zegt het nou eigenlijk?
Tijdens een vergadering draait het om de agenda. Althans, dat lijkt zo en daar focussen we ons op. Het is belangrijk om binnen de gestelde tijd alle zaken te bespreken waarvan het belang groot is, voor de juiste beslissingen en afspraken. Onderschat daarom niet de kracht van een goede voorzitter.
Alles is communicatie. Dus -naast de agenda- ook andere zaken die ons iets vertellen; die daadwerkelijk iets zeggen. Zoals lichaamstaal, houding, vragen en opmerkingen. Of juist de persoon die niets zegt. Volgens mij is het beter om de agenda niet vooraf te maken, maar op het moment dat iedereen aan tafel zit, door te kijken wat er dan allemaal speelt. Wat is nou écht belangrijk? Maar dat even terzijde voor dit blogverhaal…
Klamme handjes
Ik verlaat weer het zijpad: bovenstaande -alles wat dus niet met de agenda te maken heeft- is precies de reden dat ik niet goed ben in notuleren. Een deel van mijn brein kijkt direct naar wat er niet gezegd wordt en naar de dingen die afwijken van de agenda en het inleeswerk. Sterker nog: hierdoor kijk ik altijd even achteruit, neem een zijspoor en ben ik in gedachten twee stappen verder dan de woorden in de vergadering. Notuleren was voor mij onaangenaam mét klamme handjes, omdat ik het niet bij kon houden en daarna de woorden moest zoeken. Nee… in notuleren zit mijn kracht niet. In dingen vaststellen daarentegen -zeker als ze afwijken van de agenda- wel.
Ik ben niet degene die iedere pixel registreert, maar wel de prioriteiten, de voortgang en de bewaking van het geheel. Ondertussen begeef ik me op de zijpaden, en ben ik bezig met: zoeken naar het echte verhaal, ontdekken, structureren, communiceren, brainstormen, improviseren, faciliteren, regelen: zoeken naar de juiste woorden en acties voor, en op, het (juiste) moment!
Met de jaren kwam ik er achter dat -binnen organisaties, projecten én tijdens meetings- iemand die tussen de regels door leest minstens zo belangrijk is. Hoe anders komen gevoeligheden naar boven, knelpunten naar voren en kansen of nieuwe ideeën aan het licht?
Tijd maken!
Het lijkt ‘vroeger’, maar ik herinner me nog exact het moment dat ik besloot om niet meer volgens de ‘regels’ te notuleren. Vanaf dat moment kon ik mijn beschikbare tijd beter gaan benutten, namelijk met verbinden, troubleshooten, creëren en bouwen aan de samenwerking, werkprocessen en de workflow binnen de organisatie. Zaken regelen en faciliteren voor mensen die er zelf niet aan toe komen omdat de tijd of kennis ontbreekt. Ze noemen dat altijd ‘niet lullen maar poetsen’. En dat is in sommige gevallen heel prettig en welkom, omdat het ruimte maakt om meer tijd en aandacht aan het gesprek te besteden. En weet je wat het allerbeste was van mijn besluit om niet meer ‘keurig’ te notuleren. Dat ik het feitelijk veel drukker kreeg, maar het toch voelde als ‘meer tijd’. Tijd voor de – voor mij juiste – dingen.
En nu komt natuurlijk de kern van de boodschap van deze weblog:
Jij kan dat dus ook doen, tijd maken!
Om het je makkelijk te maken heb ik er een to-do list van gemaakt:
- Scroll eens door je takenlijst. Wat zijn taken die je telkens doorschuift – om welke reden dan ook – en die echt afgerond moeten worden?
- Kijk nu eens om je heen. Welke collega of medewerker is geschikt om deze taak van je over te nemen, om deze taak uit te voeren en tot een goed einde te brengen?
Een dynamisch werkveld vraagt om vlugge maar goede oplossingen. Soms een kritische blik; verse observaties die ervoor zorgen dat er ruimte is om van agenda’s af te wijken en hierdoor meer beweging te krijgen binnen de organisatie. Iedere vergadering heeft een notulist nodig. Maar voor de rest – en dan is een agenda en documentatie ineens slechts een klein onderdeel binnen een bedrijf – wordt het wel geregeld! En als dat niet zo is of je kan er wat hulp bij gebruiken, mag je mij altijd bellen of mailen voor een kop koffie.
